Comment organiser un showcase : Guide complet pour un événement réussi

Il est généralement organisé pour lancer un nouveau projet musical, promouvoir un album, ou attirer l'attention des maisons de disques, producteurs et programmateurs. Toute cette organisation demande une préparation minutieuse pour assurer son succès. Voici un guide complet pour orchestrer votre propre showcase.

1. Définir les objectifs du showcase

Avant de commencer à vous organiser, il est essentiel de déterminer les objectifs principaux du showcase. En fonction de vos attentes, vous devrez adapter le format de l'événement.

Une fois les objectifs définis, il sera plus facile d’orienter les autres aspects de l’organisation.

Vous pouvez avoir différents buts, comme chercher à promouvoir votre nouvel album et donc faire découvrir de nouveaux titres. Peut-être souhaitez-vous séduire des professionnels de l’industrie musicale en présentant le projet à des labels, agents ou programmateurs. Si vous êtes un nouvel artiste, votre but est plutôt de créer une première impression mémorable. Pensez aussi à attirer l’attention des médias et influenceurs pour obtenir des articles, des interviews ou des posts sur les réseaux sociaux.

2. Sélectionner un lieu adapté

Le lieu joue un rôle crucial dans l'atmosphère d’un showcase. Il doit correspondre à l’image de l’artiste tout en offrant des conditions optimales pour la performance.

Premièrement, le lieu doit être adapté à l’audience prévue. Privilégiez un espace intime pour favoriser l’interaction et créer une ambiance chaleureuse. D’autre part, le son est primordial dans un showcase. Assurez-vous que le lieu dispose d’un bon système de sonorisation et d'un éclairage adéquat. Pensez à choisir un lieu facilement accessible par les professionnels, dans un quartier central ou bien desservi. De plus, le cadre doit correspondre à votre image, il est important que l’on y retrouve votre identité (moderne, élégant, underground, etc…). Un showcase est souvent un événement privé, donc vérifiez la possibilité de réserver l'intégralité du lieu ou d'assurer une certaine exclusivité.

Voici quelques lieux potentiels pour un showcase :

• Salles de concerts intimistes (ex : Les Disquaires, Le Pop-Up du Label à Paris)
• Galeries d’art ou espaces multi-usages
• Péniches ou lieux atypiques
• Studios d’enregistrement avec espace pour le public

3. Choisir la date et l’heure

La date et l'heure sont des éléments stratégiques dans l'organisation d’un showcase. Assurez-vous que l’événement ne se déroule pas pendant un moment déjà chargé pour votre public cible (expositions, festivals, autres concerts importants).

Préférez le milieu de semaine pour planifier votre événement. En effet, les mardis, mercredis et jeudis sont préférés pour les showcases, car les professionnels de l’industrie sont habituellement plus disponibles à ce moment-là. Concernant les horaires, le début de soirée (vers 19h ou 20h) est l’idéal pour permettre aux invités de venir après leur journée de travail. N’oubliez pas d’annoncer la date suffisamment à l’avance pour que les convives puissent s’organiser au mieux.

4. Préparer une liste d’invités ciblée

La clé d’un showcase réussi repose souvent sur la qualité de l’audience, pas seulement sur la quantité. L’objectif est d’inviter des personnes qui auront un impact sur la carrière de l'artiste.

Comme évoqué précédemment, il est pertinent d’inviter des professionnels de l’industrie musicale, comme des labels, producteurs ou programmateurs de festivals. Pensez aussi à convier des médias et influenceurs, c’est-à-dire des journalistes, blogueurs musicaux, mais aussi des créateurs de contenu. La présence de partenaires potentiels peut aussi être intéressante pour de futurs sponsors ou collaborations artistiques. De plus, si vous avez d’ores et déjà une fanbase, invitez quelques fans pour les remercier de leur fidélité et de leur engagement sur les réseaux sociaux.

L’envoi des invitations doit se faire de manière professionnelle, avec des rappels quelques jours avant l’événement.

5. Planifier la scénographie et l’expérience visuelle

Le showcase est l’occasion de mettre en scène l’univers de l’artiste. Cela va au-delà de la simple performance musicale : il faut penser à l’esthétique générale et à l’ambiance de l’événement. Pour la décoration, créez une atmosphère en accord avec votre style musical et votre image (jeux de lumières, décors minimalistes ou immersifs). Ensuite, un bon éclairage est essentiel pour mettre en valeur la performance, il doit être à la fois flatteur pour vous et immersif pour le public. Si possible, intégrez des éléments visuels comme des projections derrière la scène ou sur les murs pour renforcer l’expérience.

6. Soigner l’expérience sonore

Le son est la pièce maîtresse d’un showcase. Vérifiez que tout le matériel est de haute qualité et que vous avez un ingénieur du son professionnel. Notez qu’il faut planifier une répétition avant l’événement pour tester l’équipement et s’assurer que tout est optimal. Avant cela, listez tous les besoins techniques (microphones, amplificateurs, enceintes, moniteurs) et si le lieu a une acoustique particulière (avec de la réverbération par exemple), adaptez l’équipement en conséquence.

7. Prévoir un accueil et une logistique impeccables

L’accueil des invités est un point crucial pour donner une bonne première impression. Pour cela, prévoyez une liste d’invités à l’entrée avec un hôte ou une hôtesse pour gérer les arrivées. Afin de rendre la soirée encore plus conviviale, vous pouvez par exemple offrir un verre d’accueil, du vin, champagne ou même des cocktails.

8. Communiquer efficacement sur l’événement

La communication est un point clé pour garantir la réussite de votre showcase. Pensez à envoyer des invitations par e-mail ou via des plateformes professionnelles avec un design qui reflète l’univers de l’artiste. Vous pouvez aussi utiliser les réseaux sociaux de l’artiste pour teaser l’événement et générer de l’engouement. Cependant, vous n’êtes pas obligés de dévoiler l’emplacement si la soirée est privée.

9. Après l’Événement : Suivi et Réseautage

Une fois le showcase terminé, le travail ne s’arrête pas là. Assurez-vous de faire un suivi avec les invités. Premièrement, envoyez des remerciements, rien de bien compliqué, un simple e-mail ou un message aux invités peut laisser une bonne impression. N’hésitez pas à relancer les professionnels qui ont assisté au showcase pour voir s’ils sont intéressés par des collaborations ou d’autres opportunités. Pour plus de contenu, partagez des photos et des vidéos de l’événement sur les réseaux sociaux ou via des communiqués de presse pour prolonger l’impact.

Organiser un showcase est un travail de longue haleine qui demande une attention particulière à chaque détail. Du choix du lieu à la sélection des invités en passant par la mise en scène, chaque aspect doit refléter le talent et l’univers de l’artiste. Avec une bonne planification et une exécution soignée, un showcase peut devenir un véritable tremplin pour la carrière d’un artiste et un événement mémorable pour tous les participants.