Comment organiser une soirée étudiante réussie ?

On sait ce que c’est, le stress des examens, les fins de mois difficiles qui commencent parfois le 15, les cours tout le temps, le job à assumer… Et tout ça, alors que notre jeunesse nous intime presque l’ordre de profiter d’elle. Difficile à concilier. Mais pas impossible pour autant. Plutôt que la quantité, il est préférable de rechercher la qualité, une bonne soirée, bien organisée, l’évènement qui permettra à tout le monde de décompresser un bon coup, la soirée étudiante…

Comment organiser une soirée étudiante ?

En règle générale, les soirées organisées le sont par des associations étudiantes, voire le BDE. Mais le fait est que de nombreux étudiants préfèrent de loin les bonnes tournées de débits de boissons, à l’ancienne. Le but du jeu, c’est donc de créer sa propre soirée, histoire de changer des habitudes de comptoir et de regrouper le plus de monde possible. Plus il y a de monde, et plus il y a d’échanges possibles… Et la quête de l’âme sœur n’est-elle pas le réel moteur de toutes ces soirées passées dehors ?

Encore faut-il savoir organiser une grande soirée étudiante. Parce qu’envisager une fête regroupant une centaine de personnes (voire plus, qui sait ?) sans la préparer un minimum, c’est la débâcle assurée. Dans l’ordre, voici quelques précieux conseils qui pourraient grandement vous aider à programmer votre prochaine soirée :

• Anticipez, vous serez plus à l’aise
• Travaillez toujours en équipe, avec une bonne répartition des tâches
• Définissez un thème à votre soirée, plus facile pour communiquer
• Examinez différents lieux pour trouver l’endroit idéal
• Pensez autant à la sécurité qu’à l’animation de votre soirée
• Communiquez à fond !

Définissez les rôles

Si vous voulez lancer la nouvelle soirée étudiante où il faut être, vous ne pourrez pas le faire tout seul. Impossible de concilier le travail que demande une telle organisation avec des études et/ou un job en plus. Chacun, au sein d’une équipe, devra s’atteler à une tâche particulière. De l’animation au ménage, du financement ou du sponsoring de la soirée au service de sécurité, tout doit être envisagé, et chaque membre de l’équipe organisatrice doit avoir son rôle clairement défini. En responsabilisant chacun des membres, vous vous assurez de fonctionner en équipe. Faite sen fonction des appétences et des facilités de chacun, mais n’oubliez pas non plus que certaines tâches sont moins réjouissantes que d’autres. Si vous laissez tout le temps la même personne au ménage, il se peut qu’elle quitte rapidement le groupe… D’autre part, profitez de ces instants créatifs, quand l’euphorie de groupe prend sa place, pour déterminer le thème de votre soirée, qui pourrait en appeler d’autres, qui sait ?

Le budget, l’animation, le lieu

Trois des points clés de votre soirée. Avant toute chose, définissez le budget nécessaire à la réussite de votre soirée. Combien vous faut-il d’argent pour organiser ce que vus souhaitez vraiment ? Quels sont les arrangements possibles ? En fonction de ce dont vous disposez déjà, est-il indispensable de louer une salle ? Ne vaut-il pas mieux s’arranger avec un bar ou une boite de nuit ? Et quid de la musique, voire de la nourriture ? Combien peut coûter la sécurité, ou comment s’en assurer soi-même ? Toutes ces questions sont déterminées par deux faits clairs :

• Le coût réel de votre soirée
• Ce que vous pouvez investir…

L’écart entre ces deux montants pousse à deux types de question, selon les caractères :

• De combien faut-il réduire le budget pour entre dans nos frais ?
• Comment trouver l’argent manquant ?

Dans le premier cas, vous rognerez sur certains postes, boissons, nourriture, lieu, décoration éventuelle. Il en est un sur lequel vous pouvez au moins compter aujourd’hui, il est possible de trouver un dj pas cher pour une bonne soirée étudiante. Dans le second cas, vous pouvez penser à négocier certains postes avec des partenaires. Ces partenaires peuvent être des établissements de nuit (bars, boites restaurants…), comme des sponsors, intéressés par un partenariat particulier sur une série de soirée à thème. Ce partenariat peut financer une partie de la soirée par exemple. Il est aussi possible de réfléchir à une forme de cotisation permettant de combler le manque éventuel.

La communication

Une fois que tout semble calé, il ne faut plus hésiter, communiquez. Tout est bon, affiches, réseaux sociaux, bouche à oreilles, teasing bien emmené. Pourquoi pas une petite vidéo en guise de teasing justement ? Plus vous ferez de bruit, plus vous aurez de monde, et plus la prochaine soirée sera facile à organiser. A compter du moment où la sécurité est assurée et que tout le monde s’amuse, y compris vos partenaires, et que vous être entrés dans vos frais, vous pouvez imaginer quantité d’autres soirées. On vous fera confiance. C’est toujours la première soirée la plus difficile à organiser. Après, du disc jockey pas cher au lieu, du budget aux partenaires, tout devient plus simple.